Как списать ГСМ по договору аренды
Базовых условий 3: эти расходы должны быть экономически оправданны, подтверждены документами и совершены ради доходной деятельности.
Типичный случай: взяли в аренду автотранспорт, для работы каждый день расходуется топливо и масло - а они денег стоят, надо вести учет. В типовом договоре аренды все расходы, связанные с эксплуатацией транспорта, берет на себя арендатор - в т.ч. и покупку ГСМ. Если же по договору эти расходы несет арендодатель, то у временного пользователя они вообще не отражаются в бухучете - проводится только плата за аренду (а по необходимости - и ремонт).
Бухгалтерские проводки
Предположим, что за отчетный период (обычно ГСМ учитывается помесячно) топливо для машины покупалось исключительно за наличные, выданные водителю. Проводятся эти расходы так:
• Дебет счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами».
• Кредит счета 50 «Касса» - деньги выданы водителю.
• Дебет счета 10-3-3 «Топливо в баках».
• Кредит счета 71 - топливо оприходовано.
• Дебет счета 20 «Основное производство».
• Кредит счета 10-3-3 -деньги зачислены.
Разумеется, фигурирует во всех проводках сумма, потраченная за этот период.
Когда топливо приобретается за наличные, большая ответственность возлагается на водителя - он как подотчетное лицо обязан представлять в бухгалтерию авансовый отчет и прилагать к нему чеки, причем в установленный срок. Это значит, что водитель должен при каждой заправке брать чек в кассе АЗС, хранить их все и вовремя писать отчеты для бухгалтерии.
Также ГСМ для арендованного транспорта списываются по путевым листам, в соответствии с действующим Законом о бухучете. Ведь учет ведется на основании первичных документов и все хозяйственные операции должны ими оформляться.
И еще можно списывать ГСМ по действующим на конкретном предприятии нормам расхода (они устанавливаются приказом руководства). Важный момент: для организации, арендующей транспорт, списание топлива по своим нормам допустимо лишь при условии, что по договору аренды эти расходы несет именно арендатор.
Другой нередкий случай: организации своего парка транспорта для повседневной деятельности хватает, но для отдельных нужд приходится нанимать технику, для разовых перевозок. И не всегда это оформляется договором - просто нанимается машина, заправляется топливом (либо предоставляются деньги, карточка для его покупки на АЗС), а после доставки путевой лист остается у хозяина транспорта. Так вот: без договора аренды не окажется документальных оснований для оформления расходов - оплаты за топливо и наем машины, по ст.252 НК РФ. Если сделка не была заключена в письменной форме, а понесенные расходы потом были включены в себестоимость продукции - ждите претензий от налоговиков.